Reimbursement adalah pengembalian biaya atau penggantian uang yang telah dikeluarkan oleh seseorang atau perusahaan untuk suatu keperluan tertentu.

Biasanya, reimbursement terkait dengan biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan bisnis, seperti tiket pesawat, hotel, transportasi, atau biaya rapat bisnis.

Setelah biaya tersebut dikeluarkan, karyawan dapat mengajukan permintaan reimbursement kepada perusahaan agar uang Anda segera dikembalikan atau diganti.

Baca Juga: Tips Lulus Probation untuk Menjadi Karyawan Tetap

Agar prosesnya berjalan lancar Anda harus melampirkan dokumen seperti bukti pembayaran dan faktur, tujuannya agar perusahaan dapat memvalidasi dan memproses permintaan reimbursement dengan benar.

Supaya Anda lebih paham lagi mengenai reimbursement Danafina sudah merangkumkan beberapa hal penting yang bisa Anda baca berikut ini.

Jenis Reimbursement

Jika Anda masih bingung mengenai reimbursement, mudahnya reimbursement adalah biaya kompensasi yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengganti uang pribadi karyawan selama pengeluaran tersebut masih ada kaitannya dengan perusahaan contoh perjalanan bisnis.

Terdapat tiga jenis reimbursement yang biasanya digunakan untuk keperluan kantor, antara lain:

1.   Travel Reimbursement

Travel Reimbursement adalah jenis reimbursement yang berkaitan dengan biaya perjalanan seseorang atau perusahaan dalam rangka melakukan tugas atau pekerjaan tertentu.

Misalnya, jika seorang karyawan perusahaan harus melakukan perjalanan dinas ke kota lain untuk bertemu dengan klien atau untuk menghadiri konferensi, maka biaya perjalanan yang dikeluarkan seperti tiket pesawat, hotel, transportasi lokal, dan makanan dapat diajukan untuk direimburse.

Dalam proses reimbursement perjalanan, biasanya dibutuhkan bukti-bukti transaksi seperti tiket pesawat, nota hotel, bukti transportasi lokal, dan bukti pembelian makanan untuk memperlihatkan bahwa pengeluaran tersebut telah terjadi.

Terkadang ada perusahaan yang mengeluarkan kebijakan tertentu yang mengatur besarnya biaya yang dapat di-reimburse oleh perusahaan, seperti maksimal biaya tiket pesawat, atau batasan biaya makanan per hari.

2.   Medical Reimbursement

Medical Reimbursement adalah jenis reimbursement yang berkaitan dengan biaya pengobatan atau perawatan medis yang telah dikeluarkan oleh seseorang atau perusahaan.

Misalnya, jika ketika Anda harus menjalani perawatan medis atau mengeluarkan biaya untuk membeli obat-obatan, maka biaya tersebut dapat diajukan untuk direimburse oleh perusahaan.

Namun, seperti halnya dengan travel reimbursement, perusahaan biasanya memiliki kebijakan dan aturan tertentu yang harus diikuti oleh karyawan dalam pengajuan medical reimbursement.

Kebijakan ini mungkin meliputi batasan maksimum biaya, jenis pengobatan yang dapat direimburse, atau dokumen pendukung yang harus dilampirkan untuk mengajukan reimbursements, seperti resep dokter atau surat keterangan sakit.

Medical reimbursement sangat penting bagi karyawan atau pekerja yang harus membayar biaya pengobatan sendiri, terutama jika mereka tidak memiliki asuransi kesehatan.

Dalam hal ini, reimbursement dapat membantu mengurangi beban finansial dan memungkinkan seseorang untuk mendapatkan perawatan medis yang dibutuhkan tanpa harus merasa khawatir dengan biaya pengobatan yang tinggi.

3.   Business Expenses Reimbursement

Business Expenses Reimbursement adalah jenis reimbursement yang berkaitan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan oleh karyawan atau perusahaan dalam rangka menjalankan bisnis, seperti biaya rapat, biaya makan siang dengan klien, biaya telepon, dan biaya pengiriman dokumen.

Dalam banyak kasus, karyawan atau pekerja seringkali harus mengeluarkan biaya pribadi mereka dalam rangka menjalankan tugas bisnis, seperti ketika mereka makan siang bersama klien atau ketika mereka membeli tiket transportasi untuk melakukan perjalanan bisnis.

Namun, biaya tersebut dapat diajukan untuk direimburse melalui business expenses reimbursement.

Namun, perusahaan biasanya memiliki kebijakan dan aturan tertentu yang harus diikuti oleh karyawan dalam pengajuan business expenses reimbursement.

Kebijakan ini mencakup batasan maksimum biaya yang dapat direimburse, jenis pengeluaran, atau dokumen pendukung yang harus dilampirkan untuk mengajukan reimbursements, seperti bukti transaksi atau kwitansi.

Syarat Reimbursement

Berikut adalah beberapa syarat umum yang harus dipenuhi untuk memenuhi syarat reimbursement:

1.   Bukti pembayaran

Bukti pembayaran tersebut harus menunjukkan secara jelas jumlah biaya yang dikeluarkan, tanggal pembayaran, dan nama penerima pembayaran.

Contoh dari bukti pembayaran yang sah dan jelas adalah kwitansi, faktur, atau bukti transfer. Kwitansi dan faktur harus mencantumkan rincian detail biaya yang dikeluarkan, seperti nama dan jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga satuan, jumlah total, dan tanggal transaksi.

Sedangkan bukti transfer harus mencantumkan detail transfer, seperti tanggal transfer, jumlah yang ditransfer, dan nomor rekening tujuan transfer.

2.   Kepentingan bisnis

Perusahaan biasanya memiliki kebijakan yang mengatur jenis biaya yang bisa diklaim sebagai reimbursement dan batas maksimal penggantian untuk setiap jenis biaya.

Misalnya, perusahaan mungkin mengizinkan klaim pengeluaran untuk perjalanan bisnis, pengadaan bahan atau perlengkapan kerja, biaya rapat atau pelatihan, dan biaya lain yang terkait dengan kegiatan bisnis perusahaan.

Dalam hal ini, penting untuk memahami kebijakan perusahaan terkait reimbursement dan memastikan bahwa biaya yang ingin diklaim sesuai dengan kebijakan tersebut.

Klaim reimbursement yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan bisa ditolak atau tidak diberikan penggantian.

Selain itu, perlu diingat bahwa biaya pribadi yang tidak terkait dengan kegiatan bisnis perusahaan biasanya tidak bisa diklaim sebagai reimbursement.

Hal ini karena perusahaan hanya bertanggung jawab untuk membayar biaya yang terkait dengan operasional dan kegiatan bisnis perusahaan saja.

3.   Batas waktu

Biasanya, perusahaan memiliki jangka waktu tertentu setelah biaya dikeluarkan untuk mengajukan klaim.

Tenggat waktu yang ditetapkan untuk mengajukan klaim bisa berbeda-beda antara perusahaan satu dengan yang lainnya.

Namun, umumnya batas waktu pengajuan klaim adalah sekitar 30-60 hari setelah biaya dikeluarkan.

4.   Tidak melanggar kebijakan perusahaan

Sebelum mengajukan klaim, pastikan untuk memeriksa kebijakan perusahaan terkait persyaratan pengajuan, formulir yang harus diisi, dan dokumen yang harus disertakan.

Pastikan bahwa biaya yang ingin diklaim sesuai dengan jenis biaya yang bisa diklaim oleh perusahaan, dan mematuhi batasan jumlah pengklaiman.

Jangan mencoba untuk mengajukan klaim untuk biaya yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hal ini termasuk ke dalam pelanggaran sehingga bisa menyebabkan konsekuensi serius, seperti pemecatan atau tindakan hukum.

5.   Proses klaim

Proses klaim bisa berbeda-beda tergantung pada kebijakan perusahaan, tetapi umumnya terdiri dari beberapa langkah berikut:

• Mengisi formulir
• Mengirim formulir
• Verifikasi dan persetujuan
• Pembayaran
• Follow-up (jika klaim Anda tidak disetujui)

6.   Penerimaan klaim

Jika klaim diajukan sesuai dengan persyaratan dan kebijakan perusahaan, maka klaim akan diterima dan diproses untuk pembayaran.

Namun, jika tidak memenuhi persyaratan atau melanggar kebijakan perusahaan, maka klaim bisa ditolak.

Contohnya, jika karyawan mengajukan klaim untuk biaya pribadi yang tidak terkait dengan pekerjaannya, maka klaim akan ditolak. Begitu juga jika karyawan mengajukan klaim untuk biaya yang melebihi batas jumlah yang ditentukan oleh perusahaan, klaim bisa ditolak sebagian atau seluruhnya.

Perusahaan biasanya memiliki departemen keuangan atau HR yang bertanggung jawab untuk meninjau dan memverifikasi klaim yang diajukan oleh karyawan.

Setelah klaim diterima, departemen tersebut akan meninjau klaim dan memastikan bahwa semua informasi dan dokumen yang diperlukan telah diberikan.

Jika ada informasi atau dokumen yang hilang atau tidak lengkap, departemen tersebut akan meminta karyawan untuk melengkapinya.

Nah, bagaimana apakah sampai sini Anda sudah paham mengenai reimbursement? Sebelum mengakhiri artikel ini, ada informasi tambahan untuk Anda yang tertarik untuk mengajukan pinjaman modal usaha.

Silahkan klik tautan di bawah ini untuk informasi pengajuan.

Pinjaman modal usaha BPKB motor

Pinjaman modal usaha BPKB mobil

Pinjaman modal usaha Sertifikat rumah

The post Reimbursement adalah : Jenis dan Syarat Pengajuan Klaim appeared first on Danafina.com.