Sistem dan proses merupakan hal penting di sebuah perusahaan. Setiap aspek bisnis Anda — di lantai toko, gudang atau kantor — adalah bagian dari sistem yang dapat dikelola atau ditingkatkan dengan menerapkan prinsip-prinsip yang benar.
Sistem bisnis dirancang untuk menghubungkan semua bagian rumit organisasi dan langkah-langkah yang saling terkait untuk bekerja bersama demi pencapaian strategi bisnis.
Saat perusahaan menerapkan prinsip dan praktik yang telah ditentukan pada sistem dan proses yang memberikan nilai kepada pelanggan, maka selanjutnya akan menciptakan apa yang sering disebut sebagai “sistem bisnis.”
Menciptakan sebuah sistem yang efektif sering diyakini akan mampu menyelesaikan suatu masalah dan mendorong organisasi untuk melakukan pengambilan keputusan yang tepat.
Banyak alat dan metodologi umum diajarkan secara universal dan diharapkan dapat digunakan oleh semua tingkatan.
Beberapa struktur manajemen strategis utama, seperti full time Performance Excellence office atau penilaian kematangan yang sistematis, dijadikan bagian permanen dari infrastruktur.
Sistem bisnis juga mencakup bagaimana kita memimpin orang-orang dan menghubungkan mereka dengan strategi operasional.
Mengapa Menerapkan Sistem Bisnis?
Ada beberapa alasan untuk menerapkannya.
Meningkatkan Kinerja Top-Line: Bagian dari sistem bisnis adalah pengembangan dan implementasi penciptaan strategi, proses bisnis dan perencanaan strategis di seluruh organisasi Anda.
Elemen-elemen dasar tersebut mengarah pada cara yang jauh lebih mendalam untuk menyelidiki dan menumbuhkan pendapatan teratas.
Singkatnya, sistem bisnis menangani masa depan Anda.
Baca juga: Tips Jitu Memulai Bisnis Tanpa Modal
Ini memastikan Anda memenuhi harapan pelanggan dan meningkatkan merek Anda, yang merupakan kunci untuk menumbuhkan bisnis yang sehat.
Jika Anda menggunakan pendekatan sistematis, organisasi Anda akan memiliki informasi yang konstan tentang area yang perlu ditingkatkan dan Anda akan mulai memahami kebutuhan pelanggan yang tidak terpenuhi.
Memenuhi Harapan Pelanggan: Jika Anda menggunakan pendekatan sistematis, organisasi Anda akan menganalisis, mengukur, membandingkan, dan menguji semua kemungkinan apa yang diinginkan dan tidak diinginkan oleh pelanggan Anda.
Anda akan memiliki informasi yang konstan tentang bidang-bidang yang perlu ditingkatkan dan, yang lebih penting, Anda akan mulai memahami seluruh kebutuhan serta keinginan konsumen.
Sistem bisnis adalah kunci untuk meningkatkan merek yang diproyeksikan organisasi ke komunitas Anda, termasuk pelanggan, karyawan, dan pemasok.
Hasil yang Konsisten: Apakah kami mempertimbangkan keselamatan, kualitas atau menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, sistem bisnis dirancang untuk memberikan Anda hasil yang efektif, efisien dan berulang. Singkatnya, hal tersebut memberikan Anda “proses untuk memperbaiki proses.”
Keterlibatan Karyawan: Tujuan sistem ini adalah untuk memungkinkan pendidikan dan peluang yang tepat bagi semua karyawan sehingga mereka dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan lebih efisien dan efektif.
Setiap perusahaan seharusnya berupaya memanfaatkan ide dan kreativitas karyawannya dan, dalam prosesnya, meningkatkan keterlibatan pribadi mereka.
Selain itu, memiliki sistem yang ada memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengintegrasikan karyawan baru, dan membuatnya mudah bagi mereka untuk melihat peran mereka dalam organisasi serta menghasilkan ide-ide baru.
Kurangi Biaya dan Tingkatkan Keuntungan: Telah terbukti berkali-kali bahwa penerapan atau implementasi yang baik bukan hanya membantu mengurangi biaya, tetapi begitu juga banyak hal.
Sebuah business system dimaksudkan untuk mengurangi biaya tanpa mengambil jalan pintas yang sering mengarah pada erosi profitabilitas karena perlunya harapan kualitas yang lebih rendah atau tingkat layanan.
Sistem Keunggulan Kinerja Grup
Perusahaan seharusnya menggunakan Keunggulan Kinerja, antara lain, sebagai bagian dari pendekatan untuk menciptakan sistem bisnis, mengambil pendekatan holistik yang melibatkan seluruh elemen organisasi.
Semua bagian harus disatukan dan mampu digambarkan secara jelas bagi setiap karyawan yang melihatnya. Sistem Keunggulan Kinerja terdiri dari empat bagian:
Strategi — cara organisasi berpikir dan merencanakan
Proses — cara operasi organisasi
Orang — cara organisasi memimpin
Teknologi — cara organisasi terhubung
Tanpa adanya hal tersebut, organisasi sering mengalami pemikiran yang terselubung. Setiap departemen mungkin bekerja dengan baik sendiri, tetapi pelanggan tidak melihat hasil masing-masing departemen. Sebaliknya, mereka melihat hasil keseluruhan.
Sistem bisnis berfokus pada penyelarasan semua kegiatan dengan perspektif pelanggan, dari strategi hingga pekerjaan sehari-hari karyawan, dan memasang pemikiran berbasis rantai nilai.
Kekuatan Sistem Bisnis
Saat menerapkannya berdasarkan Performance Excellence, setidaknya ada delapan perubahan besar dan cepat di dalam organisasi.
Berbasis Aliran Nilai — Alih-alih menugaskan sumber daya ke proyek berdasarkan prioritas keuangan, yang berarti mereka dapat tersebar di seluruh bagian, perusahaan menetapkan sumber daya ke situs tertentu atau aliran nilai untuk mengerjakan serangkaian proyek.
Ini menciptakan fokus, mencapai transformasi signifikan dalam aliran nilai itu dan memungkinkan tim kepemimpinan lokal untuk merasa nyaman menggunakan alat-alat baru untuk menyelesaikan masalah. Dengan pendekatan ini, perusahaan akan mampu membangun keunggulan jauh lebih cepat.
Pendekatan value stream semacam itu juga memungkinkan proses seleksi proyek yang lebih sistematis dan terarah.
Seleksi Proyek — Pendekatan aliran nilai semacam itu juga memungkinkan proses pemilihan proyek yang lebih sistematis.
Perusahaan pasti tidak ingin secara sembrono memilih proyek tetapi bekerja pada inisiatif yang dirancang untuk mendorong pencapaian tujuan strategis dan sasaran bisnis.
Pindah ke Lokal — Hampir semua tim peningkatan dan acara kaizen harus dilakukan di lokasi setempat. Tidak ada lagi ruang konferensi kaizens! Ini membuat lebih banyak anggota tim yang terlibat aksi dan mengalami proses secara langsung.
Pinpoint Focus — Peluang peningkatan seperti acara kaizen harus dicakup dengan fokus yang cukup kecil untuk memungkinkan perbaikan proses aktual dilakukan SELAMA minggu berjalan.
Rencana 30, 60 dan 90 hari, sangat baik untuk menciptakan pandangan jangka panjang, tetapi setiap pemimpin harus melihat hasilnya secara langsung baik ke garis bawah maupun dalam kehidupan karyawan yang melakukan pekerjaan itu.
Drum Beat of Success — Peningkatan proses harus dilakukan dalam aliran nilai yang sama secara bulanan hingga perusahaan telah memengaruhi jumlah peningkatan yang diperlukan dan telah melatih tim lokal.
“Drum beat” dari kesuksesan adalah sangat penting baik dari sudut pandang budaya maupun dari sudut pandang keberlanjutan.
Replikasi — Dengan memasang proses replikasi, organisasi dapat melakukan perbaikan yang diterapkan di satu lokasi dan menduplikasinya ke semua lokasi lain yang terpengaruh. Ini memungkinkan seluruh organisasi mampu melihat hasilnya lebih cepat.
Dasbor Penempatan — Dasbor penempatan merangkum semua hasil sampai saat ini dan memberi tahu tim kepemimpinan tentang kemajuan yang diharapkan.
Dasbor ini harus dikomunikasikan secara teratur. Hasil harus diukur dan dibagikan untuk mempertahankan kesuksesan.
Manajemen Harian — Melalui sistem Manajemen Harian menyeluruh di setiap aliran nilai, perusahaan menerapkan — tergantung kebutuhan — struktur pertemuan berjenjang, papan manajemen visual, dan pekerjaan standar kepemimpinan.
Manajemen Harian adalah tulang punggung keberlanjutan dan sering kali di mana peluang peningkatan yang paling signifikan muncul.
Selain perubahan secara cepat yang tercantum di atas, setiap perusahaan juga berharap untuk melihat dalam periode yang lebih lama ketika perubahan nantinya pasti akan terjadi.
Penciptaan Strategi — Sebagai bagian dari penciptaan strategi, perusahaan mengeksplorasi tren pasar dan teknologi yang menyoroti peluang untuk pertumbuhan, dan mengidentifikasi wawasan pelanggan menggunakan penelitian kualitatif dan kuantitatif.
Para pemimpin senior belajar untuk menjadi pemikir strategis yang lebih baik dan mendapatkan proses yang lebih sistematis untuk pembuatan strategi.
Perencanaan Strategis — Dengan penerapan proses Perencanaan Hoshin untuk perencanaan strategis, ada keselarasan lengkap organisasi Anda dengan visi masa depan.
Inovasi sistematis – Bagian lain dari kerangka kerja sistem bisnis adalah menciptakan ekosistem inovasi yang dapat diskalakan dan berkelanjutan untuk menciptakan keunggulan kompetitif.
Organisasi belajar untuk mengatasi tantangan inovasi dengan cepat, membangun saluran peluang inovasi, memprioritaskan ide, dan menerapkan metode dan alat untuk inovasi front-end dan desain back-end.
Perubahan Budaya — Sepanjang jalan, organisasi mulai melihat perubahan dalam budaya. Sementara beberapa perubahan akan terjadi secara alami, perubahan lain harus membimbing dan mengarahkan.
Untuk menghasilkan perubahan budaya yang positif, Siklus Pertanggungjawaban dan Kepercayaan memandu kita dalam membentuk siklus yang baik.
Dengan semua perubahan yang dilakukan bersama-sama, Anda dapat melihat bagaimana sistem bisnis menyediakan kerangka kerja untuk mengejar peningkatan dan inovasi yang terus-menerus, dan pemahaman mendalam tentang perubahan dan motivasi.
Pada akhirnya, ketika Anda memiliki semua hal diatas, sistem bisnis yang sehat membuat para pemimpin organisasi bisa percaya pada kemampuan mereka untuk menciptakan masa depan.
Cara Membangun Sistem Bisnis yang “canggih” supaya Perusahaan Anda Berjalan Sendiri
Motivasi umum untuk berwirausaha adalah keinginan untuk kebebasan yang seharusnya datang dengan menjadi bos dari diri Anda sendiri.
Orang-orang membayangkan mengatur waktu mereka sendiri, mendelegasikan pekerjaan kepada staf yang kompeten, dan tersenyum ramah pada laporan-laporan, sementara uang mengalir masuk tanpa hambatan.
Sayangnya, bahkan orang-orang paling paling berbakat dengan ide-ide berharga sering berakhir menjadi budak bisnis baru mereka.
Jika Anda bekerja untuk bisnis alih-alih bisnis yang bekerja untuk Anda, Anda sangat membutuhkan sistem bisnis.
Apa itu sistem, dan mengapa kita membutuhkannya?
Suatu sistem memecah proses bisnis Anda dan menetapkan pos pemeriksaan yang dapat diverifikasi dengan hasil yang diharapkan untuk setiap tugas.
Sistem yang komprehensif jauh lebih dari sekadar cara mendokumentasikan yang sederhana; lebih seperti kolaborasi ide dan validasi organik, yang terus diperbarui oleh setiap anggota tim untuk menemukan jumlah langkah minimal yang diperlukan untuk memaksimalkan laba atas investasi.
Untuk menempatkan nilai sistem dalam perspektif, bayangkan Anda membuka toko cake baru. Anda dikenal membuat kue mangkuk terbaik di kota, tetapi Anda melakukannya hanya seorang diri.
Untuk menumbuhkan bisnis, Anda akan membutuhkan lebih banyak orang untuk membantu Anda menjalankannya.
Orang-orang ini mungkin tidak memiliki bakat untuk membuat kue mangkuk, jadi Anda harus membangun sistem untuk membantu karyawan Anda menjalankan bisnis tersebut.
Tanpa sistem cerdas yang ada, bisnis Anda tidak akan tumbuh ke level yang lebih tinggi lagi alias perkembangannya hanya jalan ditempat saja.
Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat sistem bisnis “anti peluru” yang meningkatkan laba sambil membebaskan waktu dan pengeluaran:
Lepaskan Keinginan untuk Harus Melakukan Segalanya
Bagi sebagian besar wirausahawan pemula, bisnisnya adalah bayi mereka dan memiliki rasa keinginan untuk selalu menjadi yang terdepan di setiap langkah, tetapi ini adalah pembatas pertumbuhan yang umum.
Membuat bisnis Anda sukses berarti melepaskan kendali atas setiap detail dan membuat karyawan bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan mereka.
Mengadopsi Proses secara Otomatis jika Memungkinkan
Jika Anda dapat menerapkan sistem sederhana untuk proses bisnis Anda yang paling penting (pembersihan, pemesanan, dll), Anda dapat mengetahui bahwa sebagian besar sistem ini akan berjalan sesuai rencana.
Selain itu, Anda juga dapat mendelegasikan tugas yang berulang (rutinitas) kepada karyawan, sehingga mampu membebaskan diri Anda untuk bekerja di area bisnis yang menghasilkan aliran uang tambahan.
Segala proses yang tidak dapat Anda otomatisasi sepenuhnya harus dikumpulkan, termasuk mengirimkan email, mengatur media sosial perusahaan, pemesanan bulanan, dan banyak lagi.
Menyusun Sebuah Panduan secara Meyeluruh
Proses yang baik akan mencakup materi pelatihan, yang dapat berupa prosedur cara kerja, templat, lembar kerja, pesanan sampel, tagihan, atau dokumen lain, spreadsheet, bagan alur kerja atau perangkat lunak, halaman FAQ, dan informasi lain yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut.
Daftar periksa sangat berguna untuk memastikan konsistensi dan kualitas. Setiap tugas dapat dipecah menjadi langkah-langkah dan diperiksa saat selesai.
Ini mungkin terdengar menakutkan, tetapi spreadsheet online yang sederhana akan melakukan pekerjaan dan memungkinkan Anda untuk mendelegasikan tugas ke depan.
Rekrut Karyawan yang Bisa Anda Percayai
Untuk situasi yang kompleks, terapkan proses pengambilan keputusan terbuka yang sering disebut sebagai pengambilan keputusan dengan berhadapan langsung.
Pengambilan keputusan tersebut adalah wewenang Anda, sebagai pemilik bisnis, menyadari bahwa tidak ada sistem yang akan mencakup setiap skenario sehingga Anda harus memercayai tim Anda untuk menyelesaikan sebagian besar masalah yang akan mereka hadapi.
Jika Anda kehabisan tepung di toko cake, biarkan tim Anda memutuskan sendiri mengenai cara terbaik untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Dalam kehidupan nyata, sebagian besar masalah tidak sesederhana contoh ini, tetapi ini menggambarkan mengapa mempekerjakan dan mengelola pemain level A secara efektif adalah kunci penting karena Anda tidak harus selalu memberitahu setiap orang dari mana mendapatkan tepung.
Buat Proses Pelatihan Dua Arah
Untuk memastikan bahwa karyawan Anda melakukan sesuatu dengan cara tepat dan sesuai dengan skenario, penting bagi mereka untuk terlatih dengan baik.
Baca juga: Cara Cepat Melunasi Hutang Dalam 1 Hari
Pastikan mereka memahami setiap aspek pekerjaan yang dilakukan, termasuk mengapa hal-hal ini dikerjakan.
Berdayakan setiap anggota tim untuk mengusulkan perubahan, menolak ketidakefisienan, mengurangi redudansi, membangun serta memperbaiki proses yang telah berhasil.
Lacak Efisiensi Masing-Masing Sistem
Sebagian besar sistem yang dinyatakan berhasil juga harus memiliki umpan balik sederhana karena akan memudahkan untuk melihat kapan segala sesuatu berjalan sesuai rencana atau tidak.
Meninjau umpan balik dapat sesederhana check-in mingguan atau bulanan dengan anggota tim atau serumit pemodelan keuangan berdasarkan data kinerja.
Ketika bisnis sudah tumbuh, umpan balik ini akan memungkinkan untuk membuat sistem menjadi lebih dan lebih fokus.
Sediakan Ruang untuk Kesalahan dan Harapkan itu
Dalam sebuah bisnis, kadang-kadang – yah, sering – hal-hal tidak berjalan sesuai rencana, sehingga sistem Anda harus cukup fleksibel untuk mengantisipasinya.
Kejadian tak terduga ini adalah waktu yang tepat bagi Anda untuk percaya pada diri sendiri dan tim Anda untuk mencari tahu.
Dari sana, perhatikan apa yang salah dan perbaiki di sistem bisnis Anda sehingga kedepannya tidak membuat kesalahan yang sama lagi.
Bagian terbaiknya adalah Anda sebagai pemilik bisnis dapat berkonsentrasi pada apa yang Anda lakukan dengan cara terbaik.
Apa pun yang membuat impian Anda menjadi kenyataan, kelilingi diri Anda dengan orang-orang yang optimis, beri mereka alat yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka, dan biarkan tim untuk berinovasi.
Idealnya, semua orang yang berada di dalam lingkaran bisnis Anda akan tahu apa yang harus dilakukan jika sedang terjadi masalah.
